J'ai souvent constaté que les réunions de partis , de collectifs, de syndicats ou autres ne permettent pas aux participants de s'exprimer tout à fait librement.

Certaines réunions peuvent être organisées avec une volonté consciente de contrôle, pour des motifs plus ou moins légitimes. Ce peut-être le cas de réunions de type congrès, lorsque l'ordre du jour est particulièrement chargé, ou lorsque les initiateurs de la réunion veulent obtenir un résultat donné. Dans ce cas, la liberté de parole n'est pas assurée, et les interventions non prévues ou indésirables, sortant du cadre voulu, peuvent être retardées ou même empêchées, d'une manière plus ou moins élégante. Ce n'est donc pas à de telles réunions que ce billet s'adresse.

Mais d'autres réunions peuvent ne pas faire l'objet de cette volonté consciente de contrôle. Dans ce cas la liberté de parole peut-être entravée soit par une méthode de tenue de réunion prise par habitude, soit par la forme du local lui-même où se tient la réunion, soit les deux.

La plupart du temps, quel que soit le nombre de participants, une réunion est organisée comme suit : une ou plusieurs tables derrière lesquelles se tiennent les organisateurs et orateurs (le bureau), éventuellement placés sur une estrade, et en face, les auditeurs assis sur des sièges placés en rangées ou en arcs de cercle. La séparation physique par les tables et la disposition est donc très nette entre l'orateur et les auditeurs. On voit bien là que cette disposition est surtout faite pour que la parole aille de l'orateur vers les auditeurs, éventuellement des auditeurs vers l'orateur, mais pas du tout faite pour les échanges auditeur vers auditeur, qui se tournent le dos.

Dans ce cas la réunion se passe en un discours de l'orateur, puis éventuellement en questions posées par les auditeurs, suivies de réponses de l'orateur, soit une par une, soit par groupes de questions ; il y a rarement des échanges entre auditeurs, cette rareté étant accentuée quand il n'y a qu'un seul micro à faire passer entre les auditeurs.

Il y a donc là, objectivement, une organisation de type pyramidale, ou hiérarchique : d'un côté la tête, de l'autre la masse des auditeurs. Cette organisation ne favorise pas les échanges entre auditeurs, mais seulement des échanges bilatéraux orateur-auditeur. La conséquence est que la communication est en pratique à sens unique vers les auditeurs, avec un petit semblant de dialogue par quelques questions. Il s'instaure donc une sorte de rapport de pouvoir entre l'orateur et les auditeurs, que le savoir de l'orateur est censé légitimer. Finalement, on sent bien que les auditeurs sont incités à ressortir de la réunion avec les idées de l'orateur.

Tout cela peut ne pas être vraiment en soi un problème. Cependant, la réalité est que chaque auditeur a son propre savoir, sa propre histoire et sa propre vision des choses. Il peut donc avoir un point de vue différent, une approche différente. Si la qualité de la transmission de l'information est fonction de la capacité de l'orateur, l'efficacité, c'est à dire la compréhension et l'acceptation, est fonction de chaque auditeur. Ce qui fait que l'auditeur peut n'avoir pas fait sien le discours de l'orateur. Dans ce cas, l'efficacité de la réunion est compromise.

Si l'on désire que la réunion soit plus efficace, et que les auditeurs aient accepté, ou plutôt intégré, le discours présenté, il faut nécessairement qu'ils soient eux-mêmes plus acteurs dans ce processus. Et que le rapport de pouvoir de l'orateur soit gommé, pour que l'auditeur se sente plus à l'aise de s'exprimer. Cela signifie que les auditeurs doivent être placés dans des conditions où leur propre expression sera facilitée. Pour cela, il ne faut pas que l'organisation de la réunion suive un schéma pyramidal, de la tête vers le groupe.

Sur l'organisation physique, il serait donc recommandé de disposer l'assemblée non comme une masse face à l'orateur, mais comme une enceinte non formelle, par exemple circulaire, ou en nuage de points, sans séparation orateur-auditeurs, où chacun aurait une position équivalente : l'orateur ne serait alors qu'un parmi les auditeurs.

Sur l'échange, l'orateur présenterait alors son discours, et les auditeurs pourraient lui poser des questions au moment où ils en ont besoin. À ce stade, vous vous demandez tout de suite si la réunion va pouvoir se tenir correctement : un encadrement par un modérateur (ou un président de séance) sera donc nécessaire pour éviter les dérives et veiller que le débat garde le cap voulu.

On peut tout à fait considérer que l'orateur ne puisse pas toujours faire intégralement son discours ; si l'on admet l'idée que le principal est de faire passer le savoir et la réflexion, on peut considérer comme peu indispensable que chaque phrase, chaque diapo de l'auditeur soit lue ou vue : l'important est que les idées principales passent. Dit autrement, si un discours ordinaire contient quelques idées principales, certainement moins de cinq, le reste ressort de la paraphrase, du détail ou du commentaire. Si ceux-ci sont moins présents, mais que chaque auditeur a pu, en dialoguant avec l'orateur ou d'autres auditeurs, affiner sa compréhension et son adhésion éventuelle, le but de la réunion aura été beaucoup plus atteint que dans un cadre pyramidal.

Il faut aussi ajouter que, si l'orateur a préparé son sujet et en est un spécialiste, chaque auditeur a aussi ses points forts, et à fortiori, l'ensemble des auditeurs contient une somme de savoir importante. Cette somme peut ainsi être tout à fait utile à la réunion, chacun pouvant apporter ses briques de réflexion. Tirer parti de cela est aussi un enjeu important.